Rekomendacje

Jak wygląda sytuacja w formie RASCI dla całej firmy?

Jak mierzalnie uszczegółowić postrzeganie i skonfrontować opinie z faktami?

Z pomocą przychodzą (ulubione dla DATAPAX 😊) KPI!

Gotowość firmy do zmian

Wyniki badania

Dobór zespołu

Zachęcamy do lektury case study, w którym prezentujemy wyniki projektu diagnozy stanu obecnego organizacji pod względem stosowanych narzędzi w przepływie informacji, określonej odpowiedzialności pracowników i zakresu ich zadań, mając na uwadze czy stosowane metody zbliżają firmę do wyznaczonego celu.

Dlaczego warto zaangażować swoje zasoby w usprawnienie przepływu informacji w firmie?

1.    Świadomość podejmowanych decyzji
Dostęp do rzetelnych i aktualnych informacji wspiera podejmowanie trafnych decyzji strategicznych i operacyjnych.

2.    Koordynacja pracy
Sprawna komunikacja umożliwia Twojej firmie współpracę różnych działów i zespołów, ale i efektywną identyfikację tematów,  które przecinają się między działami i które mogą mieć wpływ na realizację celów firmy.

3.    Budowanie zaangażowania pracowników 
Jasne i otwarte komunikowanie celów, zadań oraz oczekiwań buduje zaangażowanie i motywację wśród pracowników.

4.    Wzmocnienie szybkości reakcji na zmiany
Zespół dzięki efektywnej komunikacji może szybko dostosować się do zmieniających warunków rynkowych i wyzwań biznesowych.

BRANŻA PRODUKCJI OPAKOWAŃ Z TWORZYW SZTUCZNYCH

Współczesne przedsiębiorstwa funkcjonują w dynamicznym i wymagającym środowisku biznesowym, w szczególności w zakresie ilości informacji, jaka do nas dociera i oczekiwań, które względem firmy mają poszczególni interesariusze. Efektywny przepływ informacji odgrywa kluczową rolę w osiąganiu sukcesu. Informacja stanowi podstawę podejmowania decyzji, zarządzania zasobami, komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej. Dlatego też prawidłowe zarządzanie informacją jest niezbędne dla sprawnego działania każdej firmy, niezależnie od jej wielkości.

Nasz klient to firma produkująca opakowania z tworzyw sztucznych, w szczególności dla branży kosmetycznej, spożywczej, farmaceutycznej, chemii gospodarczej, motoryzacyjnej, ogrodniczej. Firma, której początki sięgają 50 lat wstecz, nieustannie dba o jakość swojej pracy, obsługi klienta i produkowanych wyrobów. Właściciel otwarty na zmiany, zwrócił uwagę na istotność kwestii odpowiedniego przygotowania pracowników do realizacji celów strategicznych poprzez sprawną komunikację.

Harmonogram prac

Harmonogram prac przewidywał 3 etapy realizacji, w każdym z nich postawiliśmy sobie konkretny cel do uzyskania, a jako finalny efekt badania ustalono formę dokumentu, który wskazuje stan obecny oraz propozycje rozwoju skierowaną na zidentyfikowanie obszarów do usprawnień oraz na skuteczną realizację założonych celów Firmy X. Cały projekt przewidziano na 8 tygodni prac.

.

1. Określenie stanu docelowego
Na początku projektu, wybrany zespół ekspertów DATAPAX wraz z Właścicielem i Kadrą Zarządczą skoncentrował się na ukierunkowaniu i wspólnym określeniu wizji zarządzania w Firmie X. Proces ten miał na celu wypracowanie spójnej i jasnej wizji, która miałaby kierować przyszłymi działaniami i rozwojem organizacji.

2. Diagnoza stanu obecnego
W ramach diagnozy stanu obecnego, zespół DATAPAX poprzez wywiady, prace warsztatowe, ankiety i indywidualnie dopasowane ćwiczenia przeanalizował różne aspekty funkcjonowania Firmy X:

Organizacja
Zbadano punkt rozwoju organizacji oraz jej gotowość do wprowadzenia zmian.
 

Metoda zarządzania
Przeanalizowano cele organizacji, procesy i role, a także przepływ informacji, w tym kto, co, w jakim celu, kiedy i jakim kanałem komunikuje.
 

Styl zarządzania
Skupiono się na sposobach komunikowania celów, delegowaniu zadań i uprawnień oraz jakości przekazywanych informacji.
 

3. Przygotowanie planu działań wdrożeniowych
Po dokładnej analizie obecnej sytuacji określono różnice między stanem obecnym, a docelowym. Na tej podstawie przygotowano szczegółowy plan działań, który obejmował kolejność wdrożenia poszczególnych inicjatyw oraz określenie wymaganych zasobów. W tym miejscu klient ma możliwość zdecydować o kontynuacji współpracy z zespołem DATAPAX.

Badanie będzie skuteczne, jeśli zaangażujemy odpowiednio wybranych pracowników firmy, aby zapewnić wszechstronne spojrzenie na procesy komunikacyjne oraz ich wpływ na funkcjonowanie organizacji. W projekt zaangażowany był Właściciel, Kadra Zarządzająca oraz wybrany specjaliści z danych obszarów.

Tak więc w zespole znalazły się osoby odpowiedzialne w Firmie X za:
- strategiczne decyzje,
- koordynację działań operacyjnych firmy
- operacje sprzedażowe
- nadzór procesów produkcyjnych. 
- księgowość i analizy finansowe 
- zapewnienie standardów jakości pracy i produktów 
- reprezentację głosu pracowników produkcji
- prawo kadrowe,  zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.

Tak dobrany zespół ze strony klienta zapewniał, dostosowanie propozycji do poziomu zaangażowania pracowników i sposobów podejmowania decyzji. Każdy obszar został zaopiekowany i uwzględniony w badaniu. 

Czas na ciekawe wnioski!

W pierwszej kolejności, po wyznaczeniu celu, oceniliśmy gotowość organizacji do zmian poprzez prostą formę ankiety, której fragment prezentujemy poniżej. 

Ta forma badania pozwoliła każdemu uczestnikowi wyrazić swoją opinię, a zespół DATAPAX skonfrontował te spojrzenia i zaprezentował wykres, który wskazywał rozkład odpowiedzi dla osób wchodzących w skład Zarządu oraz dla Kadry Kierowniczej. 

Jak widać w wyniku badania, pojawiają się rozbieżności w postrzeganiu pewnych tematów, jednak można podsumować pozytywne i negatywne aspekty, które będą miały wpływ na przygotowanie firmy do zmiany.

Pozytywnym aspektem, jest to, że firma charakteryzuje się podejściem silnie zorientowanym na pracownika. Warunki w firmie sprzyjają temu, aby wybrani pracownicy mogli wyłaniać się jako liderzy zmian. Panuje poczucie wspólnoty i kolektywnego podejścia do rozwiązywania problemów.

Jednak firma boryka się z kilkoma istotnymi wyzwaniami:

• Brak jasno określonego i wspólnego kierunku rozwoju.
• Brakuje efektywnego systemu doceniania indywidualnych inicjatyw zmian.
• Istnieje rozbieżność w postrzeganiu aspektu rozwoju pracowników pomiędzy Zarządem a Kadrą Kierowniczą

Aby uszczegółowić poczucie gotowości do zmian w firmie, przeprowadziliśmy dodatkowe badanie – czyli, jakie są cechy kultury przedsiębiorstwa. W tym przypadku bardzo pozytywny okazał się fakt, że stawiane cele i decyzje są przemyślane i racjonalne. Teraz tylko jak przezwyciężyć stagnację i potencjalny opór pracowników do zmian?

Punkt rozwoju i kryzysu a KPI

Larry E. Greiner w swoim przełomowym badaniu nad rozwojem organizacji ujawnił, że organizacje rozwijają się poprzez cykl kryzysów. Wzrost organizacji nie przebiega w sposób linearny, lecz jest napędzany przez długie okresy stabilnego rozwoju, przerywane krótkimi, ale intensywnymi kryzysami. Każdy z tych kryzysów stanowi moment przełomowy, który zmusza zarządzających do przemyślenia i zmiany dotychczasowych strategii i metod zarządzania. Na jakim więc poziomie kryzysu i rozwoju jest nasz klient?

Zarząd i Kadra Kierownicza była zgodna, że w firmie:

• Kierownictwo zbytnio polega na wydawaniu poleceń, podczas gdy swobodnie mogłoby delegować uprawnienia.
• Struktura organizacyjna jest wysoce niesformalizowana.
• Jeżeli sytuacja ma ulec poprawie, potrzebna jest lepsza koordynacja działalności operatywnej, bieżącej.

Co ciekawe, Kadra Kierownicza w opozycji do Zarządu uważa, że zbyt wiele energii poświęcane jest na funkcjonowanie wewnętrznych zespołów i zwykle umyka to, co dzieje się wokół organizacji. Zarząd docenia skoncentrowanie Kierownictwa głównie na efektywności działań bieżących firmy, a nagrodą za wyniki są korzyści finansowe. Niestety na niższej linii organizacji Kierownictwo określa problemy związane z konfliktami międzyludzkimi, które nie są są omawiane jawnie i – w większości przypadków – nie są rozwiązywane w sposób najmniej destruktywny.

Wyniki badania wskazują, iż istnieje istotna różnica w postrzeganiu punktu rozwoju organizacji pomiędzy właścicielem a pozostałymi osobami, które umiejscowiły organizację w fazie 1 i 2. W każdej fazie jest wiele rozwiązań lean, które pomagają organizacji się rozwinąć i przeskoczyć na wyższy poziom!

Chcesz wiedzieć o nich więcej?

Sprawdzenie zgodności KPI z celami organizacji zapewnia, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją, które wskaźniki są kluczowe i jak przyczyniają się do realizacji strategii. Ułatwia to komunikację wewnętrzną i koordynację działań, co zwiększa zaangażowanie zespołu i poprawia efektywność realizacji celów. Dodatkowo spojrzenie naszych ekspertów pozwala zidentyfikować te wskaźniki, które są najbardziej użyteczne i eliminować te, które nie przynoszą wartości na danym poziomie rozwoju organizacji.

Typy osobowości i określenie ról

Testy osobowości pomagają ocenić, jak pracownik pasuje do kultury firmy, dlaczego zachowuje się w ten, a nie inny sposób, dlaczego ten zakres obowiązków wykonuje lepiej, a inny gorzej. Nie na wszystko mamy wpływ, niezależnie od starań. Odpowiednie dopasowanie pracowników do kultury organizacyjnej zwiększa satysfakcję z pracy, zaangażowanie oraz lojalność pracowników, a dla firmy jest to mniejsza rotacji kadry oraz poprawa atmosfery w zespole. Jest wiele narzędzi, z których można skorzystać: DISC, FRIS, test Belbina, MBTI, talenty Gallupa. 

My w podanym badaniu, umiejscowiliśmy pracowników w kategoriach:

Rzemieślnik - skupiony na szczegółach, praktyczny, zdolny do skrupulatnej pracy. Mistrz fachu, dbający o jakość, wysokie standardy, lojalny wobec firmy. 

Bohater - silnie zmotywowany do osiągania celów, odważny, zainspirowany misją firmy. Jest gotowy podejmować wyzwania i podejmować szybkie decyzje w sytuacjach kryzysowych.

Strateg - analityczny, zdolny do planowania długoterminowego, przewidywania trendów, opracowania strategii. Pełni role doradcze, prowadzi zespół. 

Ciekawski - kreatywny, otwarty na nowe pomysły i doświadczenia zespołu, Może wspierać dzieląc się swoją wiedzą, ma jednak poczucie odpowiedzialności za zespół jak i swoje obowiązki.

Najwięcej osób okazało się rzemieślnikami, a Zarząd niewątpliwie kierował organizacją (dosłownie i w przenośni), z uwagi na swoją strategiczną osobowość.

A jak rozkładają się role i odpowiedzialności w poszczególnych obszarach firmy?

Sporą ciekawostką było pokazanie pracownikom, jak widzą siebie i swoje role wzajemnie. W trakcie wywiadów część procesów logistycznych i finansowych wskazana została jako elementy odpowiedzialności Sprzedaży. Na wykresie oś pozioma oznacza liczbę osób, które wskazały siebie jako uczestniczącego w danym procesie, im dalej na osi tym więcej osób bierze udział w działaniu. Oś pionowa oznacza liczbę różnic w postrzeganiu ról i osób w poszczególnych procesach, im wyżej na osi tym więcej różnic. 

Jednym z lepszych i prostych narzędzi do prezentacji zakresu odpowiedzialności danych osób jest wykorzystanie matrycy RASCI, która polega na wyszczególnieniu procesów, zadań, projektów, w których uczestniczą badani pracownicy oraz określeniu roli każdej z osób zaangażowanych w działanie.

Macierz RASCI zakłada następujące role:
R – osoba wykonująca opisany proces;
A – osoba zatwierdzająca wykonanie opisanego procesu;
S – osoba wspierająca wykonywanie procesu;
C – osoba, z którą działania w procesie są konsultowane
I – osoba informowana o zakończeniu danego procesu.
 

Pod lupę w naszym case study weźmiemy stanowisko Dyrektora Produkcji. Zakres obowiązków prezentuje się następująco:

Nasz bohater 😉 jest ciekawski, ma tendencję to poszukiwania usprawnień, w procesach przede wszystkim wykonuje, zatwierdza działania lub jest informowany o ich realizacji. Jak widać, pracownicy często mają swoje role nie tylko w obszarze ich odpowiedzialności. Sprawna komunikacja na poziomie zarządczym przenika przez wszystkie działy firmy, tylko współpracując firma może osiągnąć cele strategiczne!

Jakość komunikacji

Podsumowując badania i wywiady, wspólnie z pracownikami doszliśmy do wniosku, że:

• nie występują nawyki związane z udzielaniem oraz przyjmowaniem informacji zwrotnej na temat wykonywanych obowiązków. 
• przyczyną niskiej oceny jakości komunikacji w firmie może być brak metodycznego sprawdzania, co osoba otrzymująca informację zrozumiała. 
• na komunikację ma wpływ brak czytelnego podziału obowiązków, co sprawia, że pracownicy nie zawsze wiedzą, do kogo kierować pytania, a z drugiej strony otrzymują pytania niezwiązane z wykonywanymi przez nich zadaniami.

Bardzo pozytywne było jednogłośne stwierdzenie, że problemy identyfikowane są wspólnie, w gronie najbardziej decyzyjnych pracowników.  Brakuje jednak wspólnej metody ustalania działań korygujących ich realizacji i przeglądu wyników.   

Etap badanie przepływu informacji w kontekście obecnej sytuacji jest bardzo istotny, ponieważ pozwala zidentyfikować wąskie gardła, opóźnienia i problemy w komunikacji, które mogą hamować efektywność i spójność działania. Ale teraz jak temu zaradzić? Od czego zacząć? Jak pozwolić firmie przezwyciężać kolejne kryzysy? 

Zespół DATAPAX  po wykonanym badaniu przedstawił zalecane kroki w celu ulepszenia przepływu informacji oraz przygotowania organizacji do efektywnego zarządzania procesami.

Jakie korzyści osiągnie firma z wdrożenia zmian w tych obszarach? 
1. Firma będzie mogła łatwo i jasno przekazywać informacje o postępach w realizacji celów pomiędzy różnymi poziomami zarządzania. 
2. System połączy cele strategiczne z codziennymi zadaniami, umożliwiając pracownikom zrozumienie, jak ich praca wpływa na wyniki firmy oraz zapewniając im narzędzia do skutecznej komunikacji informacji potrzebnych do podejmowania decyzji. 
3. Wdrożenie takiego systemu usprawni realizację celów oraz stworzy podstawy do delegowania odpowiedzialności i rozwoju kompetencji w firmie.

Rewolucja czy ewolucja?

Oczywiście, że ewolucja! Nie chcemy oporu przed zmianą, a zdroworozsądkowego rozwoju organizacji, małymi krokami, zgodnie z możliwościami. Dlatego zawsze rekomendujemy start prac od pilotażowych zmian na wybranym wycinku firmy. W przypadku zarządzania na bazie KPI i procesów, zaczynaj od wybrania procesu głównego, którym można zarządzać systematycznie na wszystkich poziomach organizacji. Zarządzanie tym procesem, opartym o wskaźnik, szybko przyniesie korzyści finansowe oraz będzie doskonałą okazją, aby zapoznać zaangażowane osoby z nowym sposobem działania.  Potem stopniowo, wybieraj kolejne procesy, zgodnie z priorytetami Twojej firmy, przy jednoczesnym wzroście świadomości i umiejętności Twoich pracowników!

Zarządzanie procesowe pozwala na optymalizację i standaryzację działań, co prowadzi do większej efektywności operacyjnej. Dzięki temu procesy są realizowane w sposób bardziej spójny i wydajny, a Twoi pracownicy mają lepsze zrozumienie swoich ról i zadań, co zwiększa ich zaangażowanie i motywację do pracy.